Ритм, у якому живе більшість із нас, навряд чи може бути визнаний спокійним та розміреним. Нестача часу, аврал і жорсткість цейтнот є випробуваннями, що охоплюють нас під силу далеко не кожному.
Емоційна напруга блокує продуктивність, призводить до швидкої стомлюваності та апатії. Тому, щоб не стати жертвою стресу або ще гірше синдрому хронічної втоми, займемося управлінням часом або тайм-менеджментом.
Усі успішні люди роблять це
Усі успішні люди дуже продуктивні. Вони багато працюють і багато встигають, а це не одне й те саме. Під продуктивністю насамперед мається на увазі результат, а не процес. Якщо Ви маєте намір підвищити свою продуктивність, твердо вирішите це зробити. Люди марнують час, бо вони так і не вирішили підвищити свою продуктивність. І якщо Ви зважилися, то не відступайте і повторюйте те, що роблять усі успішні люди, поки це стане Вашою другою натурою. Основний секрет особистої ефективності полягає у правильному розподілі часу. Тайм-менеджмент допомагає уникнути незавидної долі заручника власного бізнесу чи кар'єри.
Планування вивільняє час
Ті, хто досяг успіху у своєму житті, багато часу присвячують плануванню. Щоденне планування просто необхідне підвищення продуктивності та ефективного управління часом. Правило 6 «П» говорить: правильне попереднє планування запобігає поганим показникам. Планувати та думати потрібно завжди на папері. Якщо мети немає на папері, вона не існує. Перелік завдань - це свого роду карта, яка не дасть Вам збитися зі шляху до наміченої мети. Пітер Ф. Друкер у книзі «Ефективний керуючий» наводить хорошу аналогію, що стимулює фіксування завдань на папері:«Люди, які у темному приміщенні, швидко втрачають почуття часу. Але навіть у темряві більшість людей зберігають почуття простору. Перебуваючи у освітленому, але замкнутому приміщенні, ви вже за кілька годин перестанете відчувати рух часу. І якщо ви захочете підрахувати, як довго ви знаходитесь в такому приміщенні, ви сильно помилитеся у своїх підрахунках. Тому якщо ми покладаємося на нашу пам'ять, ми не помічаємо, на що витрачається наш час…» Робота зі списком запланованих справ у перший день збільшує продуктивність на 25%. З вечора готуйте перелік завдань, які потрібно зробити завтра. Прийшовши на роботу, Ви завжди знатимете, з чого розпочати свій день. Продовжуйте працювати зі складеним списком протягом дня: у разі появи нової справи вносите її до списку з урахуванням пріоритетності стосовно раніше запланованих завдань. Виконавши чергове завдання зі списку обов'язково викреслюйте його. Це дасть Вам відчуття задоволеності своєю роботою, додасть ентузіазму та зарядить енергією. Плануйте від більшого до меншого, від довгострокового до короткострокового, від мети життя до плану на день. Кожному завданню ставте фіксований термін. Складне завдання завжди діліть на дрібні підзавдання. Тут добре допомагає дерево рішень, де ключове завдання – дерево, а підзавдання для її виконання – гілки. Продовжуйте «розгалуження» доти, доки процес виконання всього завдання стане простим і прозорим. Перед тим, як почати щось робити, згадайте про правило 10/90: 10% часу, витраченого на планування до початку виконання завдання, заощадить 90% часу під час її вирішення.
Найголовніше - визначити головне
Завдання тайм-менеджменту полягає у тому, щоб вчасно визначити головну справу. Розміщення пріоритетів дозволяє ефективно управляти списком намічених справ, привласнюючи кожному завданню свій рівень важливості. Після визначення важливої справи оцініть наслідки у разі її виконання чи невиконання. Важливе завдання має серйозні наслідки, якщо не буде виконано вчасно. Для розміщення пріоритетів добре підходить метод АБВГД. Це дуже простий спосіб планування, і полягає він у тому, щоб кожній задачі у списку справ надати пріоритет її виконання. Так, завдання, зазначене буквою А, вказує на найважливішу справу з найсерйознішими наслідками у разі невиконання. Головне правило методу полягає в тому, щоб не братися за справу Б, поки не виконано завдання А, а за справу, поки відкрита задача Б, і т.д. Літера Д означає «геть!». Цією літерою варто відзначати малоістотні завдання, які ні на що не впливають. Для встановлення пріоритетів у кожній групі завдань використовуйте цифри, які вказуватимуть на послідовність виконання справ. Таким чином, найважливіша справа у Вашому списку має бути позначена як А1.
Закон примусової ефективності
Основний секрет управління часом полягає в зосередженості та цілеспрямованості. Почніть із розв'язання першочергових завдань і робіть все послідовно, тобто щось одне у певний період часу. Кинувши справу і повертаючись до нього знову і знову, Ви знижуєте свою ефективність у 5 разів. Моцарт міг працювати над трьома композиціями одразу і створювати справжні шедеври. Але це скоріше виняток, ніж правило. Бах, Гайдн чи Верді могли працювати лише над одним твором у якийсь період часу. Вони не починали працювати над наступним твором, не закінчивши попереднього. Використовуйте закон примусової ефективності, який говорить про те, що на всі часи ніколи не вистачає, але його завжди достатньо для найважливішого. Тому важливо зібратися і змусити себе зробити насамперед те, що принесе найбільший зиск та результат.
Усі справи можна поділити на 4 групи:
1. Термінові та важливі;
2. Важливі, але не термінові;
3. Термінові, але не важливі;
4. Не термінові і не важливі.
Така класифікація має ім'я американського президента і називається методом (вікном, принципом) Ейзенхауера.
1. Першорядні завдання - це справи термінові та важливі. Спроба відкласти такі справи на потім створить Вам непотрібні проблеми - за них потрібно братися і негайно.
2. Далі йдуть справи важливі, але не термінові. Такі завдання можна відкласти, проте вони можуть вплинути на довгострокову перспективу. Нестрокові та важливі справи мають звичку ставати терміновими та важливими, якщо їх постійно відкладати. Щоб такого не сталося, заздалегідь передбачте для них тимчасовий резерв.
3. Термінові, але не важливі завдання мало впливають на Ваш успіх. Заняття терміновими, але не важливими справами не дає результату і може сильно вплинути на Вашу ефективність. Такі справи забирають більшу частину Вашого тимчасового резерву. Це якраз ті завдання, які наскільки можна перепоручати чи зменшувати їх кількість.
4. Логічно припустити, що не термінові і неважливі справи не мають жодного значення у принципі і не несуть жодних наслідків за їх невиконання. Такі справи можна сміливо викреслювати зі списку.
Що означає «з'їсти жабу»?
Стара притча говорить: якщо насамперед з ранку Ви повинні з'їсти живу жабу, втіхою може бути те, що це найгірше, що може статися з Вами за весь день. Брайан Трейсі, успішний бізнес-консультант, порівнює жабу з найнеприємнішою і найважливішою справою, яку слід сьогодні зробити. Відкладаючи його, Ви створюєте зайву емоційну напругу та небажані наслідки. Потрібно діяти без зайвих роздумів і зволікань просто взяти і зробити. Це дасть вам заряд бадьорості на цілий день.
Слово "ні" економить несподівано багато часу
Найголовніше слово для організації свого часу — це ввічливе «ні». Вчіться відмовляти і говорити «ні» завданням, які не входять до обраних Вами пріоритетів. Будьте тактовними і відмовляйте так, щоб людина зрозуміла, що Ви відкидаєте не її особисто, а завдання. Слідкуйте за тим, на що Ви витрачаєте свій робочий та вільний час. Відмічайте заняття, які забирають Ваш час (наприклад, обговорення новин з колегами, безцільне перемикання каналів телевізора або читання рекламних листівок та газет). Складіть рейтинг таких нікчемних занять, назвавши його «Я більше ніколи не робитиму цього», і заносите туди ті справи, які не приносять Вам жодної користі і не наближають Вас до мети.
3 питання для Вашої ефективності
Завжди запитуйте про те, які довгострокові наслідки має те чи інше завдання, і що станеться, якщо Ви її взагалі не виконаєте.
Ставте собі 3 наступні питання протягом дня:
Відповіді на ці запитання дозволять подвоїти вашу продуктивність.
На що здатний кошик для сміття?
Люди, які показують добрі результати, працюють за чистим столом. У непродуктивних та незібраних людей на столі панує дикий хаос. Виробіть звичку своєчасно розбирати папери, викидаючи непотрібні, та працювати за чистим столом. Кошик для сміття — один із найефективніших інструментів керування часом.
Принцип рівноваги
Найпростіший спосіб уникнути паніки побачивши що збільшується обсяг роботи — це зробити глибокий вдих і сказати: «Я можу тільки те, що можу», і почати спокійно складати список. Аналізуючи завдання, що стоять перед Вами, Ви завжди побачите, що Вам вистачає часу, щоб вирішувати життєво важливі питання. Уважно стежте, щоб у Вашому житті зберігалася рівновага. Працюючи до знемоги, Ви не зможете обдурити організм, він все одно візьме своє, і якщо Ви не зупинитесь, він зробить це примусово. А це явно не входить до Ваших планів. Але для того, щоб бути ефективним, просто тайм-менеджмент мало. Важливо стежити за своїм здоров'ям та підтримувати себе у добрій фізичній формі. Ваше життя має бути насиченим, у ньому завжди повинен бути час для Вашої родини та відпочинку. Основний принцип рівноваги: важлива кількість часу вдома та якість часу на роботі.
На першому місці завжди повинні бути Ви та головні люди Вашого життя, заради цього і варто працювати над власною ефективністю.
 |
| Щука Анна |
Коментарі
Дописати коментар